Page 51 - KOCAALİBLDRAPOR-revize

Faaliyet Raporu
2021

www.kocaali.bel.tr
. Yetki, Görev ve Sorumluluklar

Yazı İşleri Müdürlüğü’nün yetki, görev ve sorumlulukları aşağıda belirtilmiştir:
• Kocaaliköy Belediye Meclisi’nin düzenli çalışabilmesi için gerekli desteği vermek.
• Meclis işlemlerinin yürütülmesi, meclis kararlarının yazım ve onaylarının takibi ve Belediye
Meclisi üyelerinin özlük işleri ile ilgili işlemleri yapmak.
• Belediye Encümeni’nin hızlı ve isabetli kararlar alabilmesi için gerekli destek verilmiş. Encümen
kararlarının ilgili mevzuat ve yönetmelikler çerçevesinde alınması ve dağıtımını yapmak.
• Belediyemize gelen ve giden evrakların kontrollü bir şekilde teslim alınması ve ilgili birimlere
gönderilmesi, kuruma gelen ve kurumdan gidecek olan her türlü evrak ile ilgili gerekli işlemleri
yapmak,
• Belediyeye müracaat eden kişilerden evlilik akitleri gerçekleştirilenlerin nikâh işlemleri ile bilgi-
lerin nüfus müdürlüğüne bildirimlerini yapmak.

2. 2021 Yılında Gerçekleştirilen Faaliyetler
2.1. Evrak Kayıt İşlemleri
• Kurum içi ve kurum dışı yazışmalarda ve evrak kayıtlarında standartların oluşturulması işlemle-
ri yapılmıştır.
• Belediyeye gelen tüm evrak ve belgelerin, postaların zimmetle kontrollü teslim alınması sağ-
lanmıştır.
• Kurumumuza gelen her türlü evrak (KEP, posta, faks, e-mail) Elektronik Belge Sistemi üzerinde
taranarak standart dosya numarası verilmiştir. Gelen kurum bilgileri girilerek İlgi müdürlüklere
EBYS üzerinden gönderilmiştir.
• Belediyenin tüm birimlerinden kurum dışına gönderilecek evraklar ilgili yerlere belirli bir düzen
içerisinde gönderilmiştir.
• Belediye hizmetlerinden yararlanmak isteyen vatandaşların dilekçelerine havale alınarak, va-
tandaşın işiyle ilişkili müdürlüğe yönlendirilmiştir.
• Belediyeye gelen ve belediyeden giden tüm evrakın giriş ve çıkışları kayıt altına alınmıştır.
• Kurumumuza gelen evraklar EBYS sistemi üzerinden taranarak kayıt edilmiştir.
• Ayrıca ilçemizde bulunan kamu kurumlarına gidecek evraklar kurye ile gönderilmiştir.
• Kurye ile gönderilmeyecek evraklar, Kep veya posta kanalıyla posta zimmet defterine işlenerek
gönderilmiştir.

Grafik 2. 2021 Yılı Gelen-Giden Evrak Bilgisi

51