Page 32 - 2023_Faaliyet_Raporu

Faaliyet Raporu
2023

www.kocaali.bel.tr
1. Yetki, Görev ve Sorumluluklar

Özel Kalem Müdürlüğü’nün yetki, görev ve sorumlulukları aşağıda belirtilmiştir:
• Müdürlüğün görev alanına giren konuların sağlıklı, düzenli ve verimli bir şekilde, ilgili mevzuata
uygun olarak yürütülmesini sağlamak,
• Belediye etkinliklerinin duyurulmasını sağlamak,
• Başkanın çeşitli konulardaki görüş ve açıklamalarının haber haline getirilerek yazılı ve görsel
basına aktarılmasını sağlamak,
• Belediye ile ilgili kitle iletişim araçlarında yer alan haber, yorum ve bilgilerin derlenerek başka-
na ve ilgili birimlere sunulmasını ve arşivlenmesini sağlamak,
• Belediye ile ilgili faaliyetleri takip ederek fotoğraf ve kamera görüntüsü alınmasını sağlamak,
• Özel kalem ve sekretarya hizmetlerinin yürütülmesini sağlamak,
• Belediyeye gelen hemşehrilerin karşılanması ve yönlendirilmesini sağlamak,
• Bilgi edinme hakkının uygulanmasına ilişkin hizmetlerin verilmesini sağlamak,

• Belediye ve başkan adına gerekli temsil ve ağırlama hizmetlerini yürütmek,
• Belediye tarafından düzenlenecek törenleri organize etmek, bayram, kutlama ve anma prog-
ramlarını hazırlamak,

• Başkanın katılacağı yurtiçi gezilerle ilgili iletişim, seyahat ve toplantı organizasyon hizmetlerini
yürütmek,

ÖZEL KALEM • Başkanlık makamının günlük ve haftalık çalışma programını hazırlamak,
• Başkanlık makamına gelen mektup, tebrik, davetiye ve mesajların başkana ulaştırılmasını ve
başkanın talimatları doğrultusunda cevap verilmesini sağlamak,
MÜDÜRLÜĞÜ • Başkanlık makamının görüşmelerini planlamak ve toplantılarını organize etmek,

• Başkanlık makamına gelen görüşme taleplerini başkana iletmek,
• Başkanlık makamına gelen şikâyet ve talepleri değerlendirerek başkana iletmek ve başkanın
talimatı doğrultusunda çözüm yolları aranmasını sağlamak,
• Başkanlık makamının talimatlarını ilgili birimlere ve yöneticilere iletmek,
• Başkanlık makamının havale ettiği evrakların ilgili birimlere ulaşmasını sağlamak,
• Başkanlık makamı ile belediye birimleri arasında iş ve bilgi akışını düzenlemek ve koordinasyo-
nu sağlamak,
• Diğer kamu kurum ve kuruluşlarıyla olan temasları başkanlık adına yapmak,
• Gelen davetiyeleri ve ilimiz genelindeki resmi protokol faaliyetlerini izleyerek başkanın veya
vekilinin katılımını sağlamak,
• Başkana gelen e-postaları takip etmek ve cevaplamak,
• Müdürlüğün faaliyetlerini ilgilendiren mevzuatı takip etmek,
• Müdürlüğün faaliyet alanına giren konularda ilgili kişi, birim ve kuruluşlarla haberleşmede bu-
lunmak,
• Müdürlüğün çalışma ve usullerini gözden geçirerek, bağlı birimlerin görevlerini etkinlikle yerine
getirebilmesi için yetkisi içindeki tedbirleri almak,
• Müdürlüğün işlevleri ile ilgili üst kademenin istediği raporları hazırlamak,
• Müdürlüğün çalışma konularına ilişkin plan ve programlar yapmak ve çalışmaların bu plan ve
programlar uyarınca yürütülmesini sağlamak,
• Birimine gönderilen evrakın ilgili mevzuat çerçevesinde işlem görmesini sağlamak,

33